Custodi del tuo
Patrimonio
Culturale
Riordiniamo gli Archivi
Diamo Valore ai tuoi Documenti
Servizi professionali di archiviazione per aziende e Pubblica Amministrazione.
Trasformiamo documenti cartacei e digitali in sistemi organizzati e accessibili, aiutandoti a ridurre i costi, ottimizzare i processi e migliorare la produttività.
Scegli soluzioni affidabili per la gestione
documentale in
Friuli Venezia Giulia e Veneto.
INVENTARIAZIONE
Inventariazione Archivi:
governabilità, tracciabilità e strutturazione del sistema documentale
- Analisi e classificazione archivistica:
studio dei fondi documentali, identificazione delle serie e organizzazione dei documenti secondo criteri archivistici strutturati.
- Descrizione e mappatura del patrimonio
documentale:
creazione di un inventario analitico che consente piena tracciabilità, controllo e localizzazione dei documenti.
- Ottimizzazione della gestione e supporto
normativo:
riduzione dei tempi di ricerca, maggiore chiarezza operativa e base documentale solida per la conformità normativa.
L’inventariazione di archivi aziendali e pubblici consente di trasformare l’archivio in un sistema organizzato e verificabile, migliorando l’efficienza degli uffici e garantendo continuità nella gestione documentale. Rappresenta inoltre il presupposto tecnico per interventi di digitalizzazione, archiviazione e conservazione a norma.
APPROFONDISCIDIGITALIZZAZIONE
Digitalizzazione Documentale:
acquisizione, indicizzazione e conservazione a norma
Digitalizzazione e dematerializzazione documentale in Friuli Venezia Giulia con processi strutturati: analisi, preparazione, acquisizione, controllo qualità e validazione finale. Creazione di archivi digitali affidabili e coerenti con i principi archivistici, integrabili nei processi amministrativi. Soluzioni per continuità operativa, riduzione dei tempi di ricerca e maggiore efficienza nella gestione sicura e organizzata del patrimonio documentale.
Outsourcing
Soluzioni di Archiviazione Professionale
Custodia sicura e gestione degli archivi cartacei
Essential offre conservazione documentale in
outsourcing per archivi fisici garantendo sicurezza, ordine e conformità normativa. Ideale per
aziende ed enti che necessitano di una gestione efficiente della documentazione cartacea.
Il servizio comprende:
- Archiviazione cartacea in magazzini attrezzati e sicuri
- Classificazione e tracciabilità dei documenti
- Gestione delle richieste e movimentazione controllata
- Consegna degli originali agli enti o aziende proprietarie
- Rispetto delle normative sulla conservazione documentale
Essential ottimizza gli spazi aziendali, riduce i rischi e assicura il controllo costante del patrimonio documentale grazie a una gestione strutturata degli archivi.
Accesso rapido ai documenti con scansione su richiesta
On Demand integra la conservazione fisica con la digitalizzazione
documentale su richiesta (scan on demand), consentendo l’accesso ai contenuti senza
movimentare gli originali e ottimizzando i tempi.
Il servizio include:
- Tutti i servizi del pacchetto Essential
- Scansione dei documenti su richiesta
- Invio rapido dei file digitali
- Riduzione della movimentazione fisica degli archivi
- Maggiore efficienza nella ricerca e consultazione documentale
On Demand è una soluzione strategica per migliorare la gestione documentale e supportare la trasformazione digitale, mantenendo al contempo la sicurezza e l’integrità dell’archivio fisico.
Archivi digitalizzati e sempre accessibili
Il pacchetto Digital offre una soluzione di
digitalizzazione completa dei documenti, integrata con la conservazione fisica degli originali.
Tutto l’archivio viene trasformato in formato digitale, consentendo un accesso immediato e una
gestione evoluta delle informazioni.
Il servizio prevede:
- Indicizzazione e organizzazione dei documenti digitali
- Accesso rapido e strutturato ai contenuti
- Conservazione fisica degli originali in sicurezza
- Conformità alle normative sulla conservazione digitale
Questa soluzione consente di migliorare significativamente l’efficienza aziendale, ridurre i tempi di ricerca e supportare processi decisionali più rapidi grazie a una gestione moderna della documentazione digitale.
Soluzioni su misura per ogni esigenza documentale
Custom risponde a esigenze specifiche
di archiviazione e gestione documentale. Offre la massima flessibilità nella
progettazione del servizio, combinando in modo personalizzato conservazione fisica,
digitalizzazione e gestione dei flussi documentali.
Tra le possibilità:
- Integrazione di archiviazione fisica e digitale
- Progetti di digitalizzazione personalizzata
- Definizione di workflow documentali su misura
- Servizi scalabili in base alla crescita aziendale
Custom è la soluzione ideale per organizzazioni che richiedono un elevato livello di controllo, efficienza e adattabilità nei processi di outsourcing documentale.
Biblioteche
Servizi Bibliotecari Professionali:
gestione, catalogazione e valorizzazione delle collezioni
Servizi specialistici per la gestione di biblioteche pubbliche e private secondo standard SBN (Servizio Bibliotecario Nazionale) e linee guida ICCU. Copriamo l’intero ciclo di vita del patrimonio librario: gestione amministrativa, catalogazione bibliografica e sviluppo delle collezioni, garantendo qualità dei dati ed efficienza operativa.
Un approccio alla catalogazione e gestione bibliotecaria che assicura affidabilità delle informazioni, continuità dei servizi e valorizzazione del patrimonio culturale a supporto di utenti e istituzioni.
Gestione amministrativa e servizi all'utenza
Gestione operativa della biblioteca e dei servizi al pubblico, con particolare attenzione alla qualità dell’accoglienza e alla continuità del servizio:
- front-office, iscrizioni, reference e assistenza alla consultazione;
- gestione prestiti, restituzioni e prenotazioni;
- supporto alle attività amministrative e rendicontazione;
- applicazione delle procedure previste dai sistemi bibliotecari pubblici.
Un’organizzazione strutturata dei servizi consente di garantire regolarità operativa, migliorare l’esperienza dell’utenza e assicurare la continuità delle attività anche in contesti complessi o con elevata affluenza.
Catalogazione bibliografica e standard SBN
Attività di catalogazione bibliografica professionale nel rispetto degli standard ICCU e SBN:
- descrizione secondo norme REICAT e standard ISBD;
- creazione, revisione e normalizzazione dei record catalografici;
- gestione authority file (autori, soggetti, titoli uniformi);
- integrazione e aggiornamento nei poli SBN e nei sistemi gestionali.
Una catalogazione accurata e coerente costituisce la base per un catalogo affidabile, migliorando la reperibilità delle risorse e garantendo l’interoperabilità tra sistemi bibliotecari.
Gestione e sviluppo delle collezioni librarie
Interventi strutturati sul patrimonio documentario finalizzati alla qualità e all’aggiornamento delle raccolte:
- analisi delle collezioni e verifica dello stato del patrimonio;
- definizione di criteri di classificazione e collocazione;
- revisione, scarto e riordino del materiale documentale;
- supporto alla pianificazione degli acquisti in base ai bisogni dell’utenza.
Una gestione consapevole delle collezioni consente di mantenere il patrimonio aggiornato, coerente e rispondente alle esigenze informative, culturali e istituzionali della comunità di riferimento.
Controllo del catalogo e servizi integrativi
Attività di monitoraggio e miglioramento continuo del sistema documentale:
- verifica della qualità e coerenza dei dati catalografici;
- aggiornamento e manutenzione del catalogo;
- ottimizzazione dell’accesso e della ricerca delle informazioni;
- possibilità di servizi integrativi, tra cui digitalizzazione e accesso digitale ai contenuti, in funzione delle esigenze della biblioteca.
Il controllo sistematico del catalogo e dei dati consente di mantenere elevati standard qualitativi nel tempo, garantendo affidabilità delle informazioni e supportando l’evoluzione dei servizi bibliotecari.
Contatti
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